Qué te toca a ti y qué te quitas de encima
Tu ERP sigue siendo el sistema principal: conserva sus clientes, líneas, precios y numeración, y decide cuándo se emite cada factura. KubiFACTU se ocupa de la parte de VeriFactu:
- Genera el registro de facturación y su huella.
- Lo encadena con el anterior de la misma empresa y SIF.
- Lo envía a la AEAT y te devuelve el estado.
- Genera el XML del registro y el QR de cotejo.
Tú envías la factura en JSON y guardas la respuesta. Al cliente le entregas la factura con el QR y la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU», con un QR de entre 30×30 y 40×40 milímetros.
Los tipos de factura que cubre
Altas, subsanaciones y anulaciones. En las altas, todos los tipos que aparecen en la documentación:
- Factura ordinaria (
F1), también en diferido.
- Factura simplificada (
F2) y factura en sustitución de simplificada (F3).
- Rectificativa por sustitución y por diferencias (
R1).
- Factura a una empresa de la UE o de fuera de la UE.
Cada una está con su JSON en los ejemplos de la API.
Rectificar, subsanar o anular
Qué procedimiento usar depende del error, y la documentación lo separa con claridad:
- Un error previsto en el Reglamento de Obligaciones de Facturación (RD 1619/2012) se corrige con una factura rectificativa, por sustitución o por diferencias.
- Un registro rechazado por la AEAT se subsana con
correction_key S y previous_rejection_key X. Puedes mantener el resto de campos o corregir los que lo necesiten.
- Un registro aceptado con errores se subsana con
correction_key S, sin previous_rejection_key, corrigiendo los campos que lo necesiten. Es un registro independiente del de alta.
- Una anulación solo es posible si la factura entera no debía haberse emitido y ningún procedimiento del reglamento lo resuelve. Las facturas de operaciones reales no se anulan: se rectifican.
La subsanación solo se usa cuando la AEAT ha rechazado o aceptado con errores el registro de forma explícita. Si el envío falla por un problema técnico de conexión, no se subsana: se reenvía el mismo registro sin regenerarlo.
Facturas con muchas líneas, retenciones y suplidos
Dos detalles que suelen sorprender a un ERP:
- Límite de 12 líneas por factura. Los conceptos se agrupan por condición fiscal completa: el tipo impositivo, el régimen (
vat_tax_regime_key o igic_tax_regime_key) y el recargo de equivalencia si aplica. No basta con agrupar por tipo de IVA: dos líneas al 21 % con regímenes distintos son dos agrupaciones.
- La retención de IRPF, los suplidos o la retención por garantía decenal no forman parte del registro. No afectan a la base, a la cuota ni al importe total. Alteran el total a pagar, pero no el importe total de la factura, que es el que aparece en el QR. Si los incluyes en la factura, conviene mostrar los dos importes diferenciados.
Si tu software factura por muchas empresas
Es el caso de los SaaS y del software vertical, como clínicas, academias, talleres o comercios. Funciona así:
- Das de alta a cada empresa cliente por API o desde el panel, y cada una tiene su API-KEY.
- Los registros se encadenan por separado para cada empresa y SIF. Un SIF puede procesar registros de varias empresas, y una empresa puede tener varios.
- Puedes gestionar los SIF y subir los documentos de autorización de cada empresa por API.
- Puedes consultar las operaciones de una empresa en un año y un mes, para saber cuánto usa.
- La tarifa crece por tramos de CIFs, y cuenta como CIF cada empresa habilitada que tiene al menos una operación. Está en precios, con el tramo gratuito.
Del entorno de pruebas a producción
- Con nuestro certificado de colaborador social de la AEAT, no necesitas un certificado por cliente: cada cliente firma el otorgamiento de representación, adjunta una copia de su documento identificativo y nos lo remite.
- Si prefieres tu propio certificado, debes ser colaborador social y obtener de tus clientes una autorización equivalente con tus datos.
- La documentación recomienda ofrecer a tus clientes una declaración responsable de cumplimiento.
- Producción empieza de cero: las API-KEY y los SIF son nuevos y no se conserva nada del entorno de pruebas.
El detalle está en paso a producción. Para las fechas, mira los plazos de VeriFactu. Si algunos de tus clientes tributan en Araba, Bizkaia o Gipuzkoa, ese caso lo cubre KubiBAI: TicketBAI para ERP y SaaS.
